Routekaart: in 8 stappen je bedrijfsprocessen succesvol digitaliseren

Bedrijfsdigitalisering; je kunt er eigenlijk niet meer omheen. Snel en wendbaar kunnen reageren op veranderingen, uitdagingen, concurrentie en disruptie is van groot belang. Dus moeten processen in je organisatie slimmer, sneller en efficiënter worden. Bedrijfsdigitalisering helpt daarbij. We geven je hier de routekaart voor een succesvol digitaliseringsproces.

Laten we beginnen met een goede definitie van bedrijfsdigitalisering. Digitaliseren maakt je processen beter, efficiënter en slimmer met behulp van technologie. Digitaliseren is een eerste stap richting Digitale Transformatie, maar minder ingrijpend. Toch is bedrijfsdigitalisering geen proces van vandaag op morgen; het is een reis. Met de volgende stappen doorloop je deze reis op succesvolle wijze.

Stap 1: Begin with the end in mind

Een gevleugelde uitspraak van Stephen Covey maar o zo waar: ‘Start je reis van bedrijfsdigitalisering met het einddoel in gedachten’. Concreet betekent dit dat je duidelijke doelstellingen moet formuleren en een business case moet maken. Inventariseer in deze fase ook: welke processen zijn al gedigitaliseerd en welke niet? Wat missen we in huidige processen?

Stap 2: Maak de digitaliseringsroadmap

Na het opstellen van doelstellingen en een gedegen inventarisatie is het tijd om prioriteiten te stellen. Hak je bedrijfsdigitalisering op in deelprojecten. Bepaal daarbij wat het ‘low hanging fruit’ is: het deelproject waar het snelst successen mee te behalen zijn. Uiteraard rekening houdend met de urgentie van bepaalde deelprojecten. De prioritering in deelprojecten vormt je digitaliseringsroadmap.

Stap 3: Stel het Digital Team samen

Zoek de mensen met de juiste kennis bij elkaar voor je eerste digitaliseringsproject. Selecteer voor je Digital Team allereerst geschikte teamleden uit je eigen organisatie maar schroom niet om verder te kijken wanneer je bepaalde vaardigheden of kennis nog niet in het team hebt. Je hoeft hier niet de keus voor insourcing of outsourcing te maken: ga voor co-sourcing! Lees meer over insourcing, outsourcing en cosourcing bij bedrijfsdigitalisering.

Stap 4: Requirements & Technologie-selectie

Met je Digital Team wordt de requirements list opgesteld. Hierbij ga je als team kijken welke tools nodig blijken om je digitaliseringsdoelstelling te behalen. Is er bijvoorbeeld maatwerk software of low-code nodig? Bereiken we met AI, IoT, Big Data, Autonomy of een mix hiervan het doel? Let wel: technologie is altijd een middel, het mag nooit een doel op zich zijn.

Stap 5: Houd de snelheid erin met een Minimum Viable Product (MVP)

Tijd om aan de slag te gaan en vanuit een functioneel ontwerp naar een Minimal Viable Product (MVP) toe te werken. Het grote voordeel van het MVP is dat de nice-to-have-functionaliteiten van de must-haves worden gescheiden. Dit zorgt dat je snelheid in je digitaliseringsproces houdt en voorkomt dat je project qua tijd en geld uit de bocht vliegt. Het snel opleveren van een werkende applicatie in de vorm van een MVP is een belangrijke stap om de diverse stakeholders in de organisatie aan boord te houden.

Stap 6: Evalueer met een testgroep

Wanneer je Minimal Viable Product live staat, is het tijd om de applicatie te testen en te evalueren. Kies hier bijvoorbeeld je trouwste klanten. Of wanneer je een intern proces gedigitaliseerd hebt: de personen in je organisatie die het meest te winnen hebben bij het gebruik van de nieuwe app. Neem in de evaluatie mee wat er qua nice-to-have-functionaliteiten nog op de backlog staat. Voer verbeteringen door waar nodig en voeg stap voor stap extra functionaliteit toe.

Stap 7: Durf je roadmap aan te passen

Is je deelproject succesvol afgerond? Ga terug naar Start en pak het volgende digitaliseringsproject van de roadmap op. Binnen deelprojecten zullen sommige nice-to-haves opeens belangrijker blijken en bepaalde must-haves juist minder. Zo zal het ook met je roadmap zijn. Wees niet bang om je roadmap bij te sturen op basis van voortschrijdend inzicht. De weg naar bedrijfsdigitalisering verloopt zelden lineair en precies zoals jij vooraf hebt uitgedacht.

Stap 8: Vergeet de mens niet

Digitalisering gaat verder dan alleen technologie: het gaat om verandering, aanpassingsvermogen en een andere manier van werken. Neem daarom je stakeholders mee in het proces, betrek ze erbij, help ze om dat nieuwe proces of die nieuwe applicatie eigen te maken.

Conclusie

De route naar bedrijfsdigitalisering is grillig. Met deze 8 stappen zorg je dat je zelf flexibel in dit proces staat: blijf wendbaar, neem je stakeholders mee in de reis, houd de snelheid erin en zorg dat je de juiste kennis in huis hebt of haalt. Bij digitalisering zijn er een hoop do’s en dont’s, wij hebben de belangrijkste voor je op een rijtje gezet in de blog: de 5 do’s en 6 dont’s bij bedrijfsdigitalisering