De 5 do’s en 6 don'ts bij Bedrijfsdigitalisering

Bedrijfsdigitalisering en digitale transformatie zijn middelen om je organisatie een boost te geven. Door digitalisering kun je tijd besparen, klanten beter van dienst zijn, sneller reageren op ontwikkelingen en heb je toegang tot de juiste data om weloverwogen besluiten te nemen. De weg naar digital transformation of bedrijfsdigitalisering kent echter de nodige valkuilen. Hier volgen de belangrijkste do’s en don’ts.

Gebrek aan draagvlak bij organisatie en directie, het ontbreken van een business case, geen oog voor changemanagement. Er kan veel misgaan wanneer je als IT-verantwoordelijke met het digitaliseren van je bedrijfsprocessen aan de slag gaat. De volgende tips zijn samengesteld uit onze eigen ervaringen met tientallen digitaliseringsprojecten bij uiteenlopende organisaties in diverse branches.

Don’t: vergeten om draagvlak te creëren

Digitaliseren gaat over veranderen en veranderen geeft weerstand. Neem mensen uit alle lagen van je organisatie mee in je digitaliseringsproject. Neem een directielid op in de stuurgroep, formuleer een communicatieplan voor de organisatie, laat collega’s meedenken over de naam voor het project. Zonder draagvlak is succes uitgesloten.

Do: Zorg voor een goede business case

Heel plat en simpel: een digitaliseringsproject moet betaald worden. Maak daarom vooraf de business case en becijfer wat de investering gaat opleveren. Ook dit helpt bij het creëren van draagvlak, met name bij de directie.

Don’t: Doel en middel door elkaar halen

Digitalisering is een middel, geen doel. Wanneer iemand uit de directie roept dat ‘we een mobiele app moeten hebben’ of ‘we moeten met Big Data en IoT aan de slag’, wees dan op je hoede. Digitaliseren om te digitaliseren is de verkeerde drijfveer. En de ervaring leert: wanneer de organisatie dit vertrekpunt heeft, komt het niet tot een project maar stopt het negen van de tien keer al bij een Proof of Concept. Technologie is geen doel maar een middel. Terug naar tip 2: zorg voor doelstellingen en een goede business case.

Do: Organiseer het goed

Even een open deur: een goede voorbereiding is het halve werk. In ieder geval bepaalt het fundament dat je bij de start van je digitaliseringsproject legt een deel van je succes. Maak naast de business case dus ook een stappenplan en roadmap met duidelijke doelstellingen. Lees hiervoor ook ons blog ‘Routekaart: in 8 stappen je bedrijfsprocessen succesvol digitaliseren’.

Don’t: Verandering niet managen

Je kunt met technologie en software de mooiste procesverbetering realiseren en de mooiste apps maken, maar wanneer de juiste stakeholders niet aan boord zijn is het allemaal voor niks. Begeleid de verandering in je organisatie. Maak de adoptie van de digitalisering een project op zich. Digital Transformation is nooit het project van één of twee personen, het moet uiteindelijk de hele organisatie meenemen.

Do: Durf te experimenteren

Ja, we raden aan om doelstellingen, een business case en een roadmap samen te stellen. Maar vergeet daarbinnen niet om te experimenteren. Af en toe moet je wat proberen, zodat je innovatie creëert in je organisatie. Gewoon aan de slag gaan en leren, is een goede tip. Fail fast; Leer van je fouten; En start gewoon.

Don’t: Al je digitale schepen verbranden

De kogel is door de kerk: we gaan eindelijk de legacy-systemen en de data-silo’s aanpakken. Yes! Digital Transformation it is! Maar pas op: vergeet niet te analyseren wat je al hebt. En realiseer je: niet ieder proces heeft een app nodig. Bekijk eerst wat je al aan data input en output hebt en of die mobiele app niet pas in een latere fase noodzakelijk wordt.

Do: Zorg voor integratie

Een veelvoorkomende aanleiding om werk te maken van bedrijfsdigitalisering zijn de reeds genoemde data-silo’s; informatie staat in meerdere legacy-systemen die niet met elkaar praten.
Als je gaat digitaliseren, bouw dan niet weer een losse data-silo. Pak het meteen goed aan en laat het communiceren met je bestaande infrastructuur en tech-stack.

Don’t: Alles zelf willen doen

Zorg bij digitalisering voor de juiste expertise. Staar je daarbij niet blind op de vaardigheden die je in je eigen IT-afdeling tot je beschikking hebt. Bezuinig niet op kennis, maar zoek die Intern, extern en  mix. Insourcing of outsourcing? Co-sourcing is het toverwoord. Lees alles over Co-sourcing in ons blog: Insourcing, outsourcing of co-sourcing bij bedrijfsdigitalisering.

Do: Blijf wendbaar

Niet alleen de complete organisatie moet agile worden, ook het Digital Team moet wendbaar zijn binnen het proces van bedrijfsdigitalisering. Evalueer tussentijds, hou je niet te star vast aan de roadmap en denk vooral aan de stip op de horizon. De weg naar bedrijfsdigitalisering kan hobbelig en veranderlijk zijn. Een flexibele mindset vergroot je kans op succes.

Don’t: Digitaliseren met een ‘Big Bang’

De grootste kans om digital transformation te laten mislukken, heb je door er één groot, log, lang en duur project van te maken; kansloos. Knip liever je digitale transformatie aan de hand van een roadmap op in kleinere deelprojecten. Als iets niet meteen werkt is de impact daarvan kleiner en makkelijker bij te sturen, dit zorgt voor lagere faalkosten en meer snelheid in je digitaliseringsproces.

Conclusie

Bovengenoemde valkuilen en tips komen uit het echte digitaliseringsleven. Neem ze ter harte en zorg bij bedrijfsdigitalisering vooral voor draagvlak. Ga niet digitaliseren om te digitaliseren en maak deelprojecten om faalkosten zo laag mogelijk te houden.