benVitaal · Vitaliteits- en gezondheidsdienstverlening
De organisatie benVitaal werkt vanuit Maastricht-Airport voor heel Nederland en België. Voor de dagelijkse werkzaamheden gebruikt benVitaal een bedrijfsfitness CMS met ingebouwd administratiesysteem. Daarnaast is er een nieuw product “fit met korting” voor dezelfde groep klanten met een andere soort administratie en in een ander CMS met ingebouwde administratie. De organisatie had dus 2 systemen waarin veel dubbel werd bijgehouden.
Bovendien waren de systemen gebouwd in verouderde legacy systemen wat uitdagingen gaf op het gebied van onderhoud en veiligheid. Ook waren er trage en verouderde koppelingen naar financiële systemen. De behoefte om makkelijker, efficiënter en veiliger te werken werd dus steeds groter. Ook de onboarding van nieuwe klanten en hun medewerkers was vanwege de dubbele administratie omslachtig en tijdrovend. Daarnaast werd het steeds lastiger om de juiste rapportages te maken om facturen en projecten te matchen. Kortom de urgentie om naar een eenduidig en modern systeem te komen was geboren.
Een nieuw platform met op maat gemaakt administratiesysteem op basis van Microsoft Azure.
De filosofie van Phact is eenvoudig. Maak gebruik van standaardoplossingen waar mogelijk. Als dat niet helemaal past is het vaak verstandig om je aan te passen aan het systeem. Als dat, om goede redenen, niet kan komt maatwerk om de hoek kijken.
Dit was het geval bij benVitaal en dus werd er gestart met een project om een compleet nieuw systeem te bouwen met front- en backoffice (klantportaal) voor werkgevers en deelnemers gebaseerd op Azure. Hierbij is het uitgangspunt om op een laagdrempelige en eenvoudige manier te starten met een focus op quick-wins.
benVitaal heeft een breed aanbod voor werkgevers van vitaliteitscentra.
Om nieuwe werkgevers, sporters of centra toe te voegen werd vroeger een formulier ingevuld, gemaild en daarna ingevoerd in het systeem. Nu wordt een contract online verzonden en ondertekend en de gegevens zitten dan meteen in het systeem. Voor grote werkgevers is het belangrijk om landelijke dekking te hebben. Vroeger werd er dan een export gedraaid om een pdf-bestand te kunnen mailen. Nu is dit een dynamische lijst die op elk moment door iedereen online kan worden opgevraagd.
Vertel ons over je project — wij denken graag mee. Geen verplichtingen, gewoon een goed gesprek.
Een ander belangrijk aspect is de veiligheid. In een dergelijk systeem is het essentieel dat ingelogde deelnemers alleen hun eigen gegevens kunnen bekijken. Het systeem voldoet dan ook volledig aan ISO 27001. Het is zo gebouwd dat op elk willekeurig moment een systeem-audit kan plaatsvinden. Daar zal niemand bij benVitaal zenuwachtig van worden. Daarbij is wel goed gelet op de juiste balans tussen gemak en veiligheid.
De gehele ontwikkeltijd van dit systeem bedroeg slechts 6 maanden.
Sinds benVitaal het nieuwe systeem gebruikt is er eenduidige vastlegging van gegevens. Er vinden geen exports en imports meer plaats. Lijsten dubbel uitdraaien is verleden tijd. Alle mutaties worden meteen verwerkt, zodat er geen dubbel werk meer wordt gedaan. Hierdoor kan er meer werk verzet worden met hetzelfde aantal mensen wat in de huidige krappe arbeidsmarkt ruimte geeft voor groei.
De volgende stap is het verder doorontwikkelen van de functionaliteit zodat zowel de klanten als de medewerkers sneller en gemakkelijker kunnen werken.