Excel wordt nog steeds ontzettend veel gebruikt in het bedrijfsleven. En dat is op zicht niet vreemd; het is flexibel, goedkoop, laagdrempelig om mee te starten en je kunt er zelfs in ‘programmeren’. Een simpele berekening tot aan complexe, bedrijfskritische formules: het kan allemaal met Excel. Deze voordelen ten spijt is het gebruik van Excel levensgevaarlijk voor je onderneming. We vertellen hier waarom.
Laten we wel wezen: niemand zou Excel gebruiken als bestaande softwaresystemen net zo flexibel zouden zijn. Oftewel: de softwareoplossingen in je organisatie voldoen niet aan de wensen van je gebruikers. Zeker wanneer het om informatie gaat die je gebruikt om je organisatie te sturen, is het aan te raden om een digitaliseringsslag te maken en software te schrijven om dat belangrijke Excel-spreadsheet te vervangen. De risico’s zijn namelijk serieus. We sommen de belangrijkste op.
Excel-risico #1: Gebrek aan betrouwbaarheid
Met Excel weet je nooit of je met de juiste data aan het werk bent. Hoe meer formules in een Excel-bestand, hoe groter de kans dat er ergens een fout ingeslopen is. Excel is daarnaast ook fraudegevoelig: de beveiliging is gebrekkig waardoor personen wijzigingen in de data kunnen doorvoeren zonder dat dit opgemerkt wordt. Er is geen standaard traceability die vastlegt welke wijzigingen door welke medewerkers zijn aangebracht.
Excel-risico #2: Foutgevoelig
Waar mensen werken worden fouten gemaakt. Data uit andere bedrijfssystemen wordt regelmatig handmatig geknipt en geplakt in Excel. In al die handmatige handelingen is een regel snel verwijderd en een formule snel verbroken.
Excel-risico #3: Kans op datalekken
Excel lijdt aan een gebrek aan autorisatie waardoor bedrijfsinformatie via een mailtje of verloren USB-stick op straat kan komen te liggen. En waar worden de spreadsheets opgeslagen? Een Excel-bestand is eenvoudig op plaatsen op te slaan waar je het niet wilt hebben. Met als mogelijk gevolg dat informatie bij personen binnen of buiten je organisatie terechtkomt die daar normaal geen toegang toe mogen hebben.
Excel-risico #4: Gebrek aan continuïteit
Wanneer meerdere personen in een spreadsheet werken met meerdere macro’s die door steeds andere collega’s zijn gemaakt, is de continuïteit in gevaar. Vaak is er een Excel-kampioen die de formules heeft gemaakt, macro’s heeft geschreven en bestanden heeft gekoppeld. Als deze persoon je bedrijf verlaat, is het onmogelijk om nog beheer uit te voeren op de Excel-formules aangezien alle kennis van de macro’s bij die ene (ex-)collega ligt.
Excel-risico #5: Moeilijk om fouten te herstellen
Stel, je ontdekt een fout in Excel. Dan is één ding zeker: het kost je heel veel moeite om die te herstellen. Dat komt doordat er geen versiebeheer is. Wanneer er software is geprogrammeerd, heb je dit probleem niet omdat er een user story is die aangeeft welke functionaliteit in een systeem zit en waarom. Door een gebrek aan versiebeheer leeft altijd de vraag: ‘Is dit wel de laatste versie van het bestand?’
Excel-risico #6: Gebrek aan efficiency
Hoe onderhoud je Excel? Hoe groter zo’n bestand wordt, hoe meer tijd je kwijt bent aan het controleren of de formules nog kloppen. Grote kans dat de tijdswinst van het automatiseren van de actie of berekening opgaat aan onderhoud en herstel. Wat de efficiency eveneens schaadt: Excel vereist steeds handmatige acties. Niet efficiënt en je data is nooit realtime.
Moet je Excel vervangen door bedrijfssoftware?
De voordelen van het gebruik van Excel zijn duidelijk: laagdrempelig, goedkoop, flexibel. Echter zijn wij van mening dat deze voordelen met geen mogelijkheid opwegen tegen de gevaren die het voor jouw bedrijf meebrengt. Excel is prima wanneer een medewerker het voor zichzelf gebruikt voor bijvoorbeeld een checklist. Maar wanneer je met meerdere personen erin moet werken en het gaat ook nog om gevoelige (financiële) data dan is Excel echt een No Go.
Het alternatief voor Excel? Bedrijfsdigitalisering. Hoe je bedrijfsprocessen succesvol digitaliseert lees je in onze blog ‘Routekaart: in 8 stappen je bedrijfsprocessen succesvol digitaliseren’.
