Als organisatie met veel personeel dat zich met allerlei verschillende projecten bezighoudt, is het vaak een uitdaging om goed de urenregistratie bij te houden. Veel organisaties werken nog op papier of in Excel, terwijl dit erg foutgevoelig en niet efficiënt is. Hier liep ook Cr8las tegenaan. In deze case lees je hoe Phact samen met Cr8las dit probleem heeft getackeld en wat de resultaten hiervan zijn.
Hoe Phact met Microsoft Power Apps de efficiëntie van Cr8las heeft verhoogd
De uitdaging van Cr8las
Cr8las Group is een organisatie gevestigd in Nederland dat zich wereldwijd bezighoudt met field service lassen, het uitzenden van technisch personeel en industrieel lassen in eigen fabriek. Daarnaast houdt de organisatie zich bezig met in- en externe opleidingen en trainingen in lastechniek. Cr8las is dus een bewogen organisatie met verschillende takken, waar veel met personeelszaken rekening gehouden moet worden. Dit was dan ook direct waar hun grootste pijnpunt lag: het verouderde ERP-systeem en het proces van urenregistratie.
In de fabriek werden lopende projecten bijgehouden op een whiteboard in de fabriekshal en de uren geregistreerd in een klapper. Hierin moest dan per medewerker op papier worden ingevuld met welke activiteiten binnen welk project de medewerker bezig is geweest. Daarnaast moest de werknemer de begin- en eindtijd van de uitgevoerde werkzaamheden noteren. Aan het einde van de dag werd de klapper met de urenregistraties beoordeeld door de werkplaatschef, die de uren doorgaf aan de administratie. Hier werden dan de uren nogmaals gecontroleerd en de verplichte pauzes van de uren afgetrokken alvorens het handmatig kon worden overgebracht naar het ERP-systeem. Daarnaast moesten de uren van uitzendkrachten apart worden ingevoerd in Excel, om dan vervolgens gedeeld te worden met het uitzendbureau voor de uitbetaling.
Dit proces was erg arbeidsintensief en foutgevoelig. Samen met de specialisten van Phact is Cr8las aan de slag gegaan om dit proces efficiënter in te richten in een applicatie die een groot deel van het proces automatiseert.
De oplossing: urenregistratie met een op maat gemaakte applicatie in Microsoft Power Apps
Het was voor Cr8las belangrijk dat de oplossing snel, schaalbaar en flexibel zou zijn om een start te maken met het verbeteren van het proces. Daarom is er gekozen om een applicatie op maat te bouwen met Microsoft Power Apps. Daarnaast zijn volledig nieuwe ERP-systemen vaak te uitgebreid of sluiten ze niet volledig aan op de wensen van de organisatie, waar Power Apps wél de mogelijkheid tot een oplossing op maat biedt.
Er is gekozen om eerst de urenadministratie aan te pakken, om vervolgens de app uit te bouwen met meer functionaliteiten.
De applicatie is in de fabriek beschikbaar voor alle medewerkers. Een medewerker krijgt toegang tot zijn profiel door op de eigen foto te drukken. Hier wordt dan een overzicht getoond van de eigen uren van de betreffende dag. De medewerker klikt vervolgens een project aan, waarna uitgevoerde werkzaamheden geselecteerd kunnen worden. Daarna wordt de begintijd en de eindtijd van de dienst ingevuld. Het systeem houdt automatisch rekening met de verplichte pauzes en berekent zo het aantal gewerkte uren per medewerker en per project.
De werkplaatschef krijgt per week een overzicht te zien in de applicatie en kan urenregistraties muteren waar nodig. Vervolgens wordt er met een druk op de knop akkoord gegeven, waarna de administratieafdeling een melding krijgt en de laatste check kan uitvoeren. Wanneer de administratie de uren accordeert, worden de uren middels een integratie overgebracht naar het ERP-systeem. Dit gaat dus allemaal niet meer handmatig! Voor de uitzendkrachten zet de applicatie automatisch een wekelijks rapport klaar dat na check doorgestuurd kan worden naar het uitzendbureau.
Resultaten van de applicatie in Microsoft Power Apps
Sinds Cr8las de applicatie in gebruik heeft genomen in de fabriek zijn de foutmarges kleiner geworden en is de overdraagbaarheid van taken een stuk eenvoudiger. Is bijvoorbeeld de werkplaatschef met verlof? Dan kan heel eenvoudig iemand anders de uren controleren.
De volgende stap is het kunnen maken van rapportages en het uitbreiden van de functionaliteiten van de applicatie waardoor de medewerkers die wereldwijd in de field service werken er ook gebruik van kunnen maken.
Aan de slag met Microsoft Power Apps
Wil je ook de efficiëntie binnen jouw organisatie verbeteren en ben je benieuwd of Microsoft Power Apps de juiste oplossing kan bieden? Neem dan vrijblijvend contact met ons op of bekijk ons webinar om meer te weten te komen. We kijken graag samen met je mee naar de mogelijkheden.